Aufgaben einer Immobilienverwaltung
Was macht ein Hausverwalter?
Die Aufgaben eines Immobilienverwalters sind vielfältig und das Berufsbild zählt sicherlich zu den abwechslungsreichsten überhaupt. Grundsätzlich sollte man den Begriff „Hausverwalter“ oder auch „Immobilienverwalter“ mit Blick auf Wohnimmobilien in drei Teilbereiche aufteilen:
- WEG-Verwalter: verwaltet alle das Gemeinschaftseigentum betreffenden Dinge innerhalb einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Der Verwalter wird mittels Beschlusses der Eigentümerversammlung für einen bestimmten Zeitraum bestellt und vertritt die Gemeinschaft auch nach außen. Eine Aufteilung der Liegenschaft im Grundbuch durch Teilungserklärung ist zwingend vorhanden. Die Rechte und Pflichten ergeben sich im Wesentlichen aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), können aber durch Beschlüsse bzw. Verwaltervertrag erweitert oder eingeschränkt werden.
- Sondereigentumsverwalter: verwaltet im Auftrag eines Wohnungseigentümers dessen Sondereigentum, sprich eine einzelne Wohnung. Der Verwalter ist hier für das gesamte Mietermanagement inkl. Mieteingangskontrolle und Kommunikation mit den Mietparteien verantwortlich. Auch die Neuvermietung oder Instandhaltung innerhalb des Sondereigentums kann Bestandteil des Verwaltervertrags sein.
- Mietverwalter: verwaltet eine zu Wohnzwecken bestimmte Liegenschaft üblicherweise im Auftrag eines einzigen Eigentümers. Die Pflichten und Rechte können frei vertraglich geregelt sein, orientieren sich aber oft an den Üblichen des WEG. Zusätzlich spielt hier oft auch das Mietermanagement eine große Rolle.
Aufgaben eines WEG-Verwalters
Domus Nicer ist auf WEG-Verwaltung für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften mit 3–15 Einheiten spezialisiert. Durch diese klare Fokussierung bieten wir persönliche Betreuung, kurze Entscheidungswege und praxisnahe Lösungen, die den speziellen Bedürfnissen kleiner Gemeinschaften gerecht werden und zugleich rechtssichere und transparente Verwaltungsleistungen sichern.
Wir setzen auf digitale Prozesse — von cloudbasierter Dokumentenverwaltung über elektronische Abrechnungen bis zur digitalen Beschlussfassung — um Abläufe zu beschleunigen und Kosten zu senken. So gewährleisten wir eine effiziente, nachvollziehbare Verwaltung zu einem angemessenen und vertretbaren Preis, der Leistung und Wirtschaftlichkeit für Ihre WEG in Balance hält.
Kaufmännische Aufgaben
- Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
- Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
- Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
- Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
- Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
- Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
- Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
- Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
- Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
- Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
- Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
Rechtliche Aufgaben
- Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
- Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (ein-schließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen und Feueranlagenverordnung)
- Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
- Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
- Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
- Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
- Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
- Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
- Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben
- Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
- Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
- Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
- Führung von Beschlusssammlungen
- Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
- Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
- Beschwerdemanagement
- Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
- Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen
Technische Aufgaben
- Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
- Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
- Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
- Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
- Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
- Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
- Versicherungsabrechnung durchführen
- Einweisung Handwerker und Hausmeister
- Schlüsselbestellung
- Beauftragen von Sachverständigen
- Entwicklung von Nutzungskonzepten
